英語メールの書き出し|ビジネスからカジュアルまで使える例文集

英文メールの冒頭部分の書き方を、例文とともに解説します。

英語のメールではシンプルでフレンドリーな文章が好まれる傾向があります。

ビジネスシーンでもファーストネームで呼びかけ、「お疲れ様です」などの前置きなく用件に入るなど、慣れていないと日本語のメールとの違いに戸惑うかもしれません。

すらすらと書き始められるようになるために、英文メールの基本的な約束事と、ケースごとの例文を確認していきましょう。

英語メールの冒頭の挨拶(宛名)

英文メールは一般に、”Dear Bob,”や”Hi Mary,”といった挨拶から始まります。

ケース別にいくつか例を挙げます。いずれの場合も、同じ相手とのやり取りが続くときには、だんだんとカジュアルにしていくのが一般的です。また、返信メールでは宛名を省いて本文を書き始めることもよくあります。

ビジネスメールにも使える一般的な宛名の書き方

カジュアルな宛名の書き方

親しい相手へのメールによく使われる冒頭の挨拶です。

  • Hi Alice,
  • Hello Mike,
  • Bob,

“Hi (Hello) ファーストネーム,”または、ファーストネームのみの呼びかけが一般的です。ビジネスメールでも、こういったカジュアルな挨拶が使われることは珍しくありません。

初めての相手へのメールなどで、もう少していねいな印象にしたい場合は、次のセミフォーマルな宛名から始めてみてもよいでしょう。

セミフォーマルな宛名の書き方

書き出しに迷うときには、以下のようなセミフォーマルな呼びかけ(”Dear ファーストネーム,”)から始めて、相手の返信などを見ながら徐々にカジュアルにしていくとよいでしょう。

  • Dear Anne,
  • Dear John,

フォーマルな宛名の書き方

面識の薄い相手への初めてのメールや、フォーマルなシーンで使われる呼びかけです。

  • Dear Ms. Brown,
  • Dear Mr. Smith,
  • Dear Steve Johnson,

“Dear 敬称 苗字,”または”Dear フルネーム,”というかたちです。フルネームで書く場合はMr.やMs.などの敬称は不要です。

相手の名前や性別が分からない場合

相手の名前が分からないときには、以下のような呼びかけが使われます。

  • To whom it may concern,(「ご担当者様」「関係各位」といった意味)
  • Dear Sir,(相手が男性の場合)
  • Dear Madam,(相手が女性の場合)
  • Dear Sir/Madam,(性別が分からない場合)
  • Dear Customer, (「お客様へ」)
  • Dear Sales Manager,(「営業部長様」)
  • To the Department of Admissions at XYZ University,(「XYZ大学入学課御中」)

あまり多用すると機械的で冷たい印象を与える恐れがあるため、分かる場合には、相手の名前で呼びかけるように心がけましょう。

カンマとコロンの使い分け

この記事では、冒頭の呼びかけの末尾をカンマ(,)で統一しています。アメリカ式のフォーマルなメールやビジネスレター(手紙)ではカンマの代わりにコロンを使うことがありますが、一般的なメールではほとんどの場合、使い分けを気にする必要はないでしょう。

  • To whom it may concern:
  • Dear Mr. Smith:

メール本文の書き出しの挨拶

英語のビジネスメールに書き出しの挨拶は不要?

英文メールの書き出しには、ビジネスメールであっても「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」に当たるような定型の挨拶を書く必要はありません。

いきなり用件を書き始めても問題ありませんが、ワンクッション置きたい場合には、以下のようなフレーズから書き始めてもよいでしょう。プライベートなメールにも使えます。

「お疲れ様です」「お世話になっております」に当たる英語の挨拶

メール冒頭に「お疲れ様です」「お世話になっております」に当たる言葉を入れたい場合には、次のフレーズが便利です。日本語の「ご活躍のことと存じます」「お元気ですか」などと同じように使われる挨拶です。

  • I hope things are well with you.
  • I hope this email finds you well.
  • I hope you are doing well!

なお、ビジネスメールでは、忙しい相手の時間を無駄にしないよう、簡潔に分かりやすく書くのが気遣いです。冒頭の挨拶はできるだけ手短にして、早めに本題に入ることをおすすめします。

返信メールなどに使える書き出し(感謝・謝罪)

返信メールの書き出しなどによく使われる、感謝や謝罪のフレーズをいくつか紹介します。

「ありがとうございます」を伝える表現

  • Thank you for your email.(「メールありがとうございます」)
  • Thank you for the quote.(「見積もりをいただき、ありがとうございます」)
  • Many thanks for your quick reply.(「早速のお返事ありがとうございます」)
  • Thank you for your interest in Expo 2023.(「エキスポ2023に関心をお寄せいただき、ありがとうございます」)
  • Thank you for your inquiry about the products.(「商品についてお問い合わせいただき、ありがとうございます」)
  • Thank you for taking time to write to us concerning our product.(苦情への返信などで「弊社の商品について、お時間を割いてお知らせいただき、ありがとうございます」)
  • Thanks so much for your hospitality during my stay in London.(ロンドン滞在中は大変お世話になりました」)
  • Thank you so much for inviting me to the party yesterday.(昨日はパーティーに誘ってくれてありがとう」)

「ごめんなさい」「申し訳ありません」を伝える表現

  • Sorry for the other day.(「この間はごめん」)
  • Sorry for the late reply.(「返信が遅くなってすみません」)
  • I’m sorry for not getting in touch.(「ご無沙汰しています」)
  • I apologize for contacting you so many times.(「何度も連絡してしまい、申し訳ありません」)
  • I am very sorry for the problem with our product.(「弊社の商品に関してご迷惑をおかけして申し訳ありません」)

“(I’m) Sorry for”よりも”I apologize for”で書き始める方が、フォーマルな印象になります。

ケース別 書き出しの例文集

最後に、英文メールの書き出し部分の例文を、ケース別にいくつか記載します。

なお、メール全体の構成については、以下のページでご確認ください。

英語ビジネスメール英語ビジネスメールの書き方 シンプルに書ける基本構成

初めての相手へのメール

初めてメールを送る相手に対して、日本的な感覚で「突然メールをお送りして申し訳ありません」といった謝罪をする必要はありません。

相手の連絡先を知った経緯や、用件などを簡潔に伝える方がむしろ好印象を与えられる場合が多いでしょう。

Dear Mr. Montgomery,

Hello. I’m Ryoko Takeda from ABC Corporation, and I was referred to you by Sarah Robinson from XYZ. I’m contacting you because I might be able to help you improve your content marketing strategies.


【和訳】

モンゴメリー様

はじめまして。ABCコーポレーションのタケダリョウコと申します。XYZ社のサラ・ロビンソンさんからの紹介でメールしております。貴社のコンテンツマーケティング戦略改善のお役に立てるのではないかと考え、ご連絡差し上げました。

久しぶりの相手へのメール

しばらく連絡を取っていなかった相手へのメールの書き出しでは”It’s been a while”(久しぶり)や、”I’m sorry for not getting in touch”(ご無沙汰しております)などのフレーズが使えます。

Hi Tom,

It’s been a while. How have you been?

This is a bit sudden, but are you free next Sunday?


【和訳】

トム

久しぶり。元気にしてる?

ちょっと突然なんだけど、次の日曜日は空いてるかな?

問い合わせのメール

物事をていねいに尋ねたいときには”Could you tell me ~ ?”というフレーズが便利です。

To whom it may concern,

I would like to place an order for 50 copies of “AAA”. Could you tell me if you currently have them in stock?


【和訳】

ご担当者様

書籍”AAA”を50部注文したいのですが、在庫があるかどうか教えていただけますでしょうか。

学校の先生(大学教授など)へのメール

大学の講義などについて、先生に質問するメールの書き出しの例文です。

Dear Professor Jackson,

This is Tomoko Suzuki from your Psychology 101 class. I have some questions about today’s class.


【和訳】

ジャクソン教授

心理学101を受講しているスズキトモコです。本日の講義について、いくつか質問があります。